Служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Службы документационного обеспечения управления (ДОУ) Понятия и название служб доу

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

Возможные названия специального структурного подразделения ДОУ:

· управление делами;

· общий отдел;

· канцелярия;

· секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ:

· организация работы;

· руководство документационным потоком;

· координация видов работ с документами;

· контроль за последовательностью работы с документами;

· организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования;

· обеспечение единого порядка работы с документами;

· контроль за исполнением документов;

· хранение документов;

· унификация форм документов;

· сокращение, по возможности, документооборота;

· методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

· внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

· разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

· обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

· доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

· контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

· изготовление и размножение документов;

· разработка номенклатуры дел, хранение дел;

· контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

· организация работы архива;

· повышение квалификации работников службы ДОУ.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:

1. Централизованная форма.

Предлагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив - т.е. происходит полный цикл обработки документов.

Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

3. Смешанная форма организации работ с документами.

Часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т.д.

Функции структурных подразделений службы делопроизводства.

1. Секретариат - структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.

2. Секретарь выполняет функции:

o предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

o подготовки по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организаций;

o организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем.

Документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию:)

o бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).

3. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.

Выполняет следующие функции:

o подготовка проектов нормативно-распорядительных документов для руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

o анализ справок и документов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

o организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

o прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

4. Отдел рационализации делопроизводства (центр совершенствования документации (ДОУ), бюро НОТ или НОУТ, методический сектор и др.):

o разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

o разработка документов;

o организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

5. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

6. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

o регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

o формирование и ведение справочно-информационного материала;

o контроль за оформлением и составление исходящих внутренних документов.

7. Группа контроля (бюро, отдел, инструкция) выполняет:

o контроль за сроками исполнения документов и за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

o анализ исполнительной дисциплины;

o информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

8. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан, анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения и осуществляет организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

9. Машинописное бюро выполняет:

o очистку и правку текстов документов;

o учет выполняемой работы.

10. Копировально-множительное бюро выполняет:

o перепечатку документов с черновиков;

o тиражирование документов;

11. Архив осуществляет:

o прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

o учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

o подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работы по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник.

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения других структурных подразделений. Они разрабатывается на основе типовых положений, которые содержат максимальный набор функций службы.

Введение

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) ее назначение, задачи, структура и состав

6 Задачи и функции службы ДОУ

Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления

Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления

1 Структура службы ДОУ

3.2 Численный состав службы документационного обеспечения управления

Заключение

Приложения

документационный управление делопроизводство квалификационный

Введение

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

Основными задачами такой службы является постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу документационного обеспечения управленияделопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.

Вопросы, касающиеся организации службы ДОУ являются очень актуальными.

Целью курсовой работы является рассмотрение всех аспектов организации службы ДОУ на предприятии, выявление актуальных проблем, возникающих в ходе работы службы ДОУ, а также определение численного состава службы ДОУ.

Задачами курсовой работы в связи с указанной целью являются:

Изучить нормативно-правовую базу по организации службы;

Изучить регламентацию деятельности службы ДОУ;

Раскрыть особенности структуры и численный состав службы ДОУ.

Введение раскрывает актуальность, цель, задачи, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.

В первой главе рассматривается организация службы документационного обеспечения ее назначение, задачи.

Вторая глава посвящена регламентации деятельности службы ДОУ.

В третей главе на конкретных примерах показаны особенности определения структуры и численного состава службы ДОУ.

В заключении подводятся итоги, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме".

Анализ источников и литературы

1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) ее назначение, задачи, структура и состав

1 Форма организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

централизованная;

децентрализованная;

смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

2 Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

объем документооборота организации;

наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

-структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

-требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

-существующие делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

·в министерствах и ведомствах - управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

-секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

-инспекция при министре (руководителе ведомства);

-канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);

-отдел писем (жалоб);

-отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

-центральный архив;

·на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

-подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);

Секретариат;

Экспедиция;

Архив.2

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств.

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

3 Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

4 Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ - эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

5 Квалификационный состав службы ДОУ

Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у сотрудников соответствующей квалификации. Квалификационные требования к основным категориям сотрудников службы ДОУ представлены в приложении 2 к настоящему пособию.

Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ (важнейшим из них является штатное расписание, см. далее). Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек представлен в Приложении 2.

1.6 Задача и функции службы ДОУ

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

-совершенствование форм и методов работы с документами;

-обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

-сокращение документооборота;

-унификация форм документов;

-разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

-внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

-осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

-регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

-ведение информационно-справочной работы по документам организации;

-машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

-копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

-разработка и проектирование бланков документов;

-подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

-подготовка к докладу руководству поступающих документов;

-организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

-регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

-организация хранения документов в структурных подразделениях;

-организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

-повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

-организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

-организация делопроизводства по обращениям граждан;

-разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

-контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

-контроль за сроками исполнения документов;

-осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

-организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

-обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

-обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

-разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

-проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

-проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия. Соответственно основные задачи службы ДОУ заключаются:

в организации, внедрении, эксплуатации, совершенствовании интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятия;

в оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации;

в надлежащем организационно- методическом руководстве по соблюдению установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия:

в действенном контроле за соблюдением установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия.

2. Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления

Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

·положения о структурном подразделении;

·должностных инструкций;

·инструкции по делопроизводству.

Нормативная база для разработки положения о службе документационного обеспечения управления и должностных инструкций ее сотрудников весьма ограничена. В соответствии с этим в процессе создания положения о службе ДОУ можно воспользоваться Государственной системой документационного обеспечения управления.

Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:

В разделе "Должностные обязанности" установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием "Должностные обязанности".

В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".

В разделе "Требования к квалификации" определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".

При разработке должных инструкций необходимо учитывать, что поскольку квалификационные характеристики, указанные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, распространяются на работников организаций, предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников.

Для должностей сотрудников службы ДОУ в Справочнике приводятся следующие квалификационные характеристики. (Приложение 1).

Добавить к должности наименование "старший" можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителей. Указание в наименовании "ведущий" устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.

1 Инструкция по документационному обеспечению управления

При подготовке текста инструкции по документационному обеспечению управления также рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы, - например, Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

(Утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68.)

При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответствующие положения других документов, регламентирующих те или иные направления ДОУ. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе составляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения).

2 Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ

Инструкция по виду деятельности - нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (организаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству.

Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

3 Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ

Инструкция по организации рабочих мест - нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразделения предприятия (персонала определенной квалификационной или профессионально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими порядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавливающими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной области деятельности.

Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия.

Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об его утверждении.

Инструкция должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.

4 Документы планирования и отчетности службы ДОУ

Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов - планов, отчетов - является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем случае план работы - это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т. д.)".

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:

показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;

основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;

цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).

На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.

Индивидуальное планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуществляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план работы.

Отчет - это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном положениями соответствующих нормативно-методических и организационно-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприятия.

Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности службы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответствующего представления руководителя службы ДОУ. Пример плана работы начальника службы ДОУ представлен на компакт-диске, а пример отчета о работе с письменными обращениями граждан - в приложении 6 к настоящему пособию.

5 Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ

Особую группу в составе организационно-распорядительной документации службы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершенствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависимости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. Однако на практике проведение подобных мероприятий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.

Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости - во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероприятий, касающихся:

разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;

изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;

обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;

обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.

Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. Шаблоны плана мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ предприятия и соответствующего акта представлены на прилагаемом к книге компакт-диске.

6 Должностные инструкции персонала службы ДОУ

"Должностная инструкция нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников - руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству".

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия - в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: "Инструкция главному метрологу".

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции "Общие положения" устанавливаются:

задачи работника (например, для делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;

профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе должностной инструкции "Функции работника" определяются:

предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе должностной инструкции "Обязанности работника" указываются особенности деятельности:

связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

касающиеся порядка исполнения поручений;

затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе должностной инструкции "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей. В разделе должностной инструкции "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе должностной инструкции "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.

3. Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления

1 Структура службы ДОУ

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, ее должностного и численного состава.

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

Секретариат;

-экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

-подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

-подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

-подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

-подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

-отдел совершенствования делопроизводства;

-копировально-множительное бюро;

-протокольная группа;

-редакционная группа;

Приемная;

Архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.

Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.

Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге "Эффективный документооборот: от традиционного к электронному" предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (представлено в таблице 1).

Таблица 1 Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота

Объем документооборота, тыс. документов в годОрганизационные формы службы ДОУменее 10обычно один-два секретаря руководителя организацииот 10 до 25служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)от 25 до50создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)от 50 до 100более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизациисвыше 100сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем

2 Численный состав службы документационного обеспечения управления

Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства прежде всего зависит от возложенных функций, объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

В период разработки в стране Единой государственной системы делопроизводства в конце 1960 - х годов НИИ труда предложил методику расчета численности делопроизводственного персонала исходя из объема документооборота и общей численности работников учреждений. Формула выглядела достаточно простой:

Численность = 0,00016 x D0.98 х Р 0.1

Простота расчета по данной формуле привела к ее многократному повторению в учебных и справочных пособиях по делопроизводству. Однако она была рассчитана на министерства и государственные комитеты и основывалась на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации управленческого труда. Расчет по этой формуле даст значительно завышенный количественный состав службы делопроизводства, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления. Сегодня эта формула интересна лишь для истории делопроизводства.

Более реален расчет численности делопроизводственного персонала, проводимы исходя из трудоемкости выполняемых видов работ по формуле, разработанной Центральным бюро нормативов по труду и приложенной во всех сборниках нормативов времени на делопроизводственные виды работ, в том числе и в последнем - "Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти", утвержденном Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23.

Методика расчета в них одинакова. Чтобы вычислить необходимую численность персонала отдельно определяется трудоемкость каждого вида нормируемых и ненормируемых работ. Для нормируемых видов работ нормативы времени уже рассчитаны и указаны в перечисленных сборниках. По каждому виду работ норматив времени определяется по формуле

Н вр = Н × К,

Где Н вр

К- коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, физкультурные паузы и личные потребности, % оперативного времени.

По результатам анализа карт, фотографий, и само фотографий рабочего времени К принимается равным 1.1

Затем определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Т) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

Т н = Н вр × V i ,

Где Н вр - затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, ч;

Vi - объем конкретного вида работы выполняемые за год.

Годовая трудоемкость ненормируемых работ в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:

Т нн = Н ннj × V j,

Где Н ннj - трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида,

V j - годовой объем ненормируемых видов работ.

Общую годовую трудоемкость как нормируемых, так и не нормируемых операций рассчитывают по формуле:

Т о = Т н + Т нн

Зная общую годовую трудоемкость работ, выполняемых службой делопроизводства, рассчитывают сколько надо работников для выполнения этой работы по формуле:

Где Ф n - полезный фонд рабочего времени работника за год.

Примеры, как провести расчет численности работников службы делопроизводства можно взять в тех же сборниках нормативов времени Центрального бюро нормативов по труду.

Примеры расчета численности работников делопроизводственной службы (традиционные технологии)

Расчет численности работников произведен исходя из плановой трудоемкости работ, выполняемой в течение года.

№ п/пВид выполняемой работы Номер нормативаЕдиница объема работы Объем работы за год Норматив времени на единицу объема работ, чел. -ч.Сумма затрат времени чел. - ч.1Составление и ведение номенклатуры дел организации3.1.1.2200 позиций2002302302Обработка полученных документов 3.1.2.110 документов144000,781123,23Обработка отправленных документов 3.1.2.210 документов106500,80852,04Контроль исполнения документов 3.1.310 документов1500,7010,513Передача дела в архив организации из структурного подразделения 3.1.5.710 дел1003,20 3,20Итого7377,4Тн -трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1 учитывающие затраты времени организационно- техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы и личные потребности) -8115.1чел.-ч.

Т нн - трудоемкость работ, непредусмотренных сборником - 114,2 чел.-ч. (определена экспертным путем).

Ф n - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч.,(принимается в среднем равным 1910 ч.).

Приведем еще один пример расчета численности работников службы делопроизводства, данный в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работу по документационному обеспечению управления:

Расчет численности работников службы ДОУ (канцелярии произведен исходя из фактической трудоемкости работ, выполненных в истекшем году.

Т н - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К=1,1 учитывающие затраты времени на организационно- техническое обслуживание рабочего места, отдыха (включая физкультурные паузы и личные потребности) - 11698,5 чел.-ч.

Т нн - трудоемкость работы, не предусмотренных сборником- 98,8 чел. -ч. (определена экспертным путем).

Ф n - Полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч., (принимается в среднем равным 2006 ч.).

И, наконец, возьмем примеры, данные в последних нормативах времени 2002 г.

Расчет нормативной численности работников службы документации, обеспечивающих комплекс задач "Учет и регистрация документов"

Наименование работыЕдиница измерения Годовой объем работыНорма времени, ч..№ таблицыНормативная трудоемкость, ч.1.Ведение контрольной картотеки Одна РКК108600,151816292. Запись в книге учета отправляемых документовОдна запись60000,04402403. Опись входящих документовОдна опись 1200,234027,6 4. Заполнение реестраОдин реестр37330,1940709,275. Обработка телеграммаОдна телеграмма6500,113471,56. Рассылка документовОдин адресат60000,02321697. Регистрация получаемых документов коллегиального органа 2 л.48000,0316728. Регистрация внутренних приказов 2 л.1200,08164,89. Учет приказов коллегиального органа Один документ 1200,07158,410. Учет решений (постановлений) коллегиального органаОдин документ1201151211. Учет телеграмм коллегиального органаОдна телеграмма1500,05157,512. Учет сводок коллегиального органаОдна сводка 60 0,481528,813. Учет описи документов коллегиального органа Одна опись 4200,121550,414. Учет писем-извещений коллегиального органа Одно письмо12600,05156315. Учет постановлений коллегиального органа Один документ 1200,08159,6Итого:3002,87

Регистрационная карточка (РКК) - регистрационно-контрольная карточка, имеющая специально разработанную форму для записи и служащая для учета и контроля поступающих документов, объемом не более 1500 знаков.

Л - лист (л.) - единица измерения объема машинописного текста на листе бумаги, размером 210х297 мм (формат А4) напечатанного с одной стороны, на котором размещается 38 - 41 строка (2450 знаков) через 1.5 интервала с количеством 60 - 64 печатных знаков в строке (в автоматизированных условиях - 2 Кбайта).

Т н - затраты времени, рассчитанные по нормам времени- 3002,87 ч.

Ф n - норма рабочего времени на одного работника за год - условно принимается равной 2000 ч.

Т нн - 438,9 - затраты времени,не предусмотренные нормами, носящие разовый характер (определены экспертным путем);

Т об = 3002,87+ 438,9 = 3441,77 ч.

Пример расчета 2

Расчет численности основного персонала работников службы документации

Наименование работыЕдиница измеренияГодовой объем работыНорма времени, ч.№ таблицыНормативная трудоёмкость1.Автоматизированный учет объема документооборота учреждения 100 документов200000,153202.Автоматизированная регистрация поступающих документов10 документов250000,405410003. Автоматизированный учет количества поступающих документов 100 документов 65000,05523,254. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов 10 документов50000,756350------10. Автоматизированный учет количества отправляемых внутренних документов100 документов150000,04516Итого:10545

Т н - затраты времени, рассчитанные по нормам времени, - 10545 ч.

Т нн - затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, - 1096,8 ч. (определены экспертным путем);

Ф n - нормы рабочего времени одного работника за год, ч. - условно принимается равной 2000 ч.

Как видим из приведенных примеров методика рассчитана одинакова, но нормативы времени вы берете из того сборника, которым вы пользуетесь, а ненормируемые виды работ рассчитываете путем экспертных оценок сами.

Кроме работников, входящих непосредственно в штат службы делопроизводства, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такого руководителя подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за ведение делопроизводства.

Таким образом, общая численность работников, занимающихся делопроизводственным обслуживанием в организации, будет складываться из штатной численности работников службы делопроизводства и всех работников других подразделений, на которых возложены делопроизводственные функции.

Заключение

Исследуя материал по теме курсовой работы можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы ДОУ документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются:

внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Список использованных источников и литературы

Источники

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.

ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.

Литература

Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007

Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004

Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО "ТК Велби", 2005

Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004

Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006.

Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006

Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005

Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005

Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2004.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. - Общие положения.

Приложение 1

Квалификационные характеристики должностей сотрудников службы документационного обеспечения управления

Категория сотрудника по характеру трудаНаименование должностиКвалификационная характеристика должностируководителизаведующий архивомдолжностные обязанности: · возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации; · обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов; · руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов; · оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов; · инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив; · контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством; · обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения; · руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли; · осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов; · организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива; · составляет установленную отчетность; · принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; · · порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; · · основы организации производства, труда и управления; · законодательство о труде; · · · среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.заведующий канцеляриейдолжностные обязанности: · организует работу канцелярии; · обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению; · осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением; · организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства (в том числе приказов и распоряжений руководства), по формированию дел и их сдаче на хранение; · разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение; · принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда; · осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов; · обеспечивает печатание и размножение служебных документов; · участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку; · руководит работниками канцелярии. должен знать: · · Единую государственную систему делопроизводства; · · структуру предприятия, учреждения, организации; · · схемы документооборота; · порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; · сроки и порядок сдачи дел в архив; · системы организации контроля за исполнением документов; · оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; · основы экономики, организации производства, труда и управления; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.заведующий копировально-множительным бюродолжностные обязанности: · обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ, в том числе микрофильмирование технической документации для всех структурных подразделений предприятия, учреждения, организации; · организует прием технической и служебной документации для копирования, размножения, учет поступления материалов от подразделений; · определяет расход материалов и выдачу готовой продукции заказчикам; · составляет графики выполнения копировальных и множительных работ; · распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников; · определяет потребность бюро в оборудовании, материалах и обеспечивает составление заявок на их получение; · осуществляет контроль за сроками и качеством выполнения копировальных и множительных работ, а также комплектностью сдаваемого заказчикам материала; · принимает участие в разработке инструкций, правил и других нормативных документов по технике выполнения копировальных и множительных работ; · принимает меры по совершенствованию организации труда работников бюро, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат, расхода материалов, улучшения использования оборудования и повышения производительности труда; · обеспечивает сохранность принятой в работу документации; · контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования и охраны труда при выполнении копировальных и множительных работ; · изучает причины, вызывающие брак при выполнении копировальных и множительных работ, и принимает меры по их предупреждению. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся выполнения копировальных и множительных работ; · методы и средства выполнения копировальных и множительных работ; · конструкцию, принципы работы, правила монтажа и эксплуатации копировального и множительного оборудования; · виды материалов, используемых при копировальных и множительных работах, их свойства и технические характеристики; · стандарты, инструкции и другие руководящие документы по оформлению технической документации; · нормы и расценки на выполнение копировальных и множительных работ; · передовой отечественный и зарубежный опыт выполнения копировальных и множительных работ; · основы организации труда; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.заведующая машинописным бюродолжностные обязанности: · осуществляет руководство работой машинописного бюро; · принимает материал для печатания, распределяет его между машинистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу; · обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения машинописных работ, сохранность принимаемых документов и фонограмм; · обеспечивает машинисток необходимыми для работы техническими средствами и материалами; · следит за состоянием пишущих машинок, диктофонов и принимает меры по устранению их неисправностей; · в свободное от перечисленных обязанностей время выполняет машинописные работы. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства; · основные положения Единой государственной системы делопроизводства; · машинопись; · порядок учета машинописных работ; · правила орфографии и пунктуации; · порядок расположения материала при печатании различных документов; · стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; · правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов; · основы организации труда; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.заведующая экспедициейдолжностные обязанности: · осуществляет руководство работой экспедиции; · организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам; · составляет инструкции по сопровождению грузов и документов, проходящих через экспедицию; · участвует в проверке сохранности упаковки (тары) и наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами, в необходимых случаях - в составлении актов на обнаруженную недостачу или порчу; · принимает меры по обеспечению работников экспедиции средствами механизации труда, инвентарем, специальным оборудованием, следит за их правильной эксплуатацией и технически исправным состоянием; · осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки, проведением погрузочно-разгрузочных работ, размещением и укладкой грузов, документов и корреспонденции, правильностью оформления приемо-сдаточной документации; · организует работу по ведению учета, составлению установленной отчетности, подготовке справок о соблюдении сроков доставки; · обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность грузов, документов и корреспонденции при их транспортировке. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; · структуру предприятия, учреждения, организации; · приемы и методы обработки корреспонденции; · организацию делопроизводства; · организацию погрузочно-разгрузочных работ; · порядок приема и сдачи грузов; адреса основных поставщиков грузов, их складов; · формы документов на прием и отправку грузов и правила их оформления; · порядок составления требований на транспорт, особенности транспортировки, складирования и хранения экспедируемых материалов; · порядок регистрации отправителей и получателей грузов, документов и корреспонденции, организацию контроля за их доставкой; · установленную отчетность; · средства механизации труда; · специальное оборудование и инвентарь; · основы экономики, организации труда и управления; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и стаж работы в должности экспедитора не менее 1 года.специалистыдокументоведдолжностные обязанности: · разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа); · принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства; · подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления; · разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации; · организует внедрение систем ведения документации; · принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков; · участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов; · принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных; · изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения; · принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления. должен знать: · законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; ·

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы ДОУ, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Задачи и функции могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует .

Структура, функции, задачи службы закрепляются в целом ряде локальных организационных и распорядительных документов - положениях, инструкциях, правилах, регламентах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы ДОУ, относятся положение о службе и должностные инструкции. Эти документы должны разрабатываться на основе действующего законодательства, нормативнометодических документов межотраслевого действия и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Разработка положения и должностных инструкций обеспечивает закрепление за службой общего объема функций, внутреннее построение службы ДОУ, а также устанавливает распределение функций и обязанностей работников.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Устав оказывает влияние на общую постановку делопроизводства, так как в этом документе определены задачи, направления и специфика деятельности организации, порядок утверждения организационной структуры, штатов, руководства. Заложенные в уставе положения создают изначальную организационную основу документооборота учреждения, способствуют регламентации информационных связей и позволяют определить реальный круг документов, которые будут создаваться в организации. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, закрепляет порядок документирования распорядительной деятельности и, соответственно, определяет круг документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразо-вания, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Положения о службе ДОУ могут разрабатываться на основе типовых или примерных, наличие которых не может заменить создание индивидуального положения. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы исходя из реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства документационным обеспечением структурных подразделений и др. Наоборот, в конкретном положении возможно исключение из числа типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются службой ДОУ или закреплены за другими структурными подразделениями.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи. Положение вводится в действие с даты его утверждения.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД 1 (см. разд. 4.1).

В разделе «Общие положения» устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности. Служба ДОУ должна создаваться как самостоятельное структурное подразделение, подчиненное непосредственно руководителю организации. Нередки случаи, когда служба ДОУ входит в состав подразделений, выполняющих иные функции (например, административно-хозяйственные отделы, административные управления, управления персонала и делопроизводства и др.). Даже в тех случаях, когда эти подразделения имеют статус самостоятельных, такая практика приводит к усложнению движения документов и не может способствовать рациональной организации документационного обеспечения управления.

В разделе «Общие положения» закрепляется внутренняя структура службы. Если в службе ДОУ существует некое количество внутренних подразделений (групп, бюро, участков и др.), они должны быть перечислены. Если в составе службы работает всего несколько сотрудников, в положении перечисляют должности работников службы делопроизводства.

Следующим пунктом в разделе «Общие положения» дается перечень основных законодательных и нормативных правовых актов РФ, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые документы, нормативно-методические документы межотраслевого действия, затем внутренние организационные и распорядительные документы самой организации, определяющие работу службы ДОУ.

Если служба ДОУ имеет свою печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования. В положении также устанавливается ответственность службы ДОУ за сохранность и удостоверение документов печатью организации.

Второй раздел положения называется «Цели и задачи » и содержит формулировки основной цели создания и деятельности службы и задач по ее реализации. Так, к числу задач службы делопроизводства в настоящее время относят организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях .

Третий раздел является основным. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы ДОУ и называется «Функции». Их описание содержит все виды работы, выполняемой службой ДОУ. При этом принято излагать функции в их логической последовательности: прием поступающих документов, их обработка, регистрация, рассмотрение, передача исполнителям и т.д. Заканчивается этот раздел видами работы по хранению документов и их передаче в архив.

При наличии в службе структурных подразделений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их названиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем работы каждого участка службы. При разработке положения руководитель службы ДОУ должен тщательно продумать разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в положение. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме. Раздел должен содержать четкие формулировки выполняемых работ, не допускающие их неоднозначное понимание.

Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства могут регламентироваться отдельным документом (должностной инструкцией, должностным регламентом), однако достаточно часто вместо них в положение вводят раздел «Руководство », где закрепляются: наименование должности, (начальник, заведующий, управляющий), требования к уровню и профилю образования, квалификации и опыту практической работы руководителя службы ДОУ. В числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы и документационного обеспечения организации.

Встречаются положения, в которых раздел «Руководство» делится на три подраздела: обязанности, права, ответственность.

В числе обязанностей руководителя службы делопроизводства обязательно присутствует функция руководства и контроля за деятельностью подразделения. Но часто в этом разделе положения закрепляют выполнение отдельных функций службы (например, предварительное рассмотрение поступивших документов, подготовка документов к докладу руководству, контроль за сроками исполнения и др.), которые выполняются самим руководителем. В подразделе закрепляются также права руководителя службы делопроизводства, в числе которых обычно право устанавливать круг ответственности

своих заместителей (при их наличии), подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы ДОУ (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и др.

За руководителем службы делопроизводства закрепляется персональная ответственность за деятельность всей службы, выполнение всех функций, сохранность документов, соблюдение установленных норм и правил работы с документами и др. ГОСТ Р ИСО 15489-2007 закрепляет ответственность за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности . Особая ответственность в соответствии со стандартом должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации.

Пятый раздел положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права службы ДОУ включают право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и др. Значительное влияние на состояние работы с документами может оказать наделение службы ДОУ правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.). Такое право, например, предоставлено делопроизводственным службам федеральных органов исполнительской власти: «Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю» 2 .

Раздел «Ответственность» или выделяется в самостоятельный, или соединяется с разделом «Права» и содержит перечисление основных позиций, по которым служба несет ответственность за выполнение своих задач, состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и др. Одно из положений ГОСТ Р ИСО 15489-2007 подчеркивает важность и значимость определения ответственности за работу с документами. При этом подчеркивается, что ответственность несут все сотрудники организации (в том числе управляющие документацией, специалисты смежных информационных профессий, руководство организации, руководители структурных подразделений, администраторы систем управления документами и другие лица, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности). Положение о службе ДОУ является тем организационным документом, который должен содержать четкие формулировки позиций, за которые отвечает служба делопроизводства.

Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями организации, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба ДОУ проводит по согласованию с другими подразделениями.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы ДОУ, изменении ее наименования или внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями. Порядок пересмотра положения устанавливается либо в заключительном разделе этого документа, либо в «Общих положениях».

Пример положения о службе ДОУ дан в приложении 29.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, является должностная инструкция.

Должностная инструкция - это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или структурного подразделения. В разработке должностных инструкций и их практическом применении должны быть заинтересованы как руководители, так и исполнители. Этот документ выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль, является действенным средством управления, которое позволяет руководителю четко разграничить обязанности и права, установить ответственность, обеспечить взаимосвязи между отдельными должностями, исключить дублирование и устранить параллелизм в выполнении одних и тех же операций работниками каждого структурного подразделения организации. Кроме того, должностные инструкции дают возможность определить взаимозаменяемость работников. Этот документ позволяет руководителям осуществлять оценку деятельности каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Должностная инструкция является необходимым организационным документом и с точки зрения исполнителя, который заинтересован в четких представлениях о характере и видах своей работы, круге должностных обязанностей, собственных полномочиях, правах и ответственности, установлении взаимосвязей. Психологи отмечают, что наличие грамотно составленных должностных инструкций на все должности значительно сокращает возникновение конфликтных ситуаций в коллективе.

Должностная инструкция по своему назначению является документом стабильного действия, она должна быть рассчитана на длительный срок применения, что способствует четкому распределению функций и видов работ между отдельными работниками, закрепляет их специализацию.

При разработке должностных инструкций используют Квалификационный справочник , типовые должностные инструкции.

Квалификационный справочник содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий, их знаниям и умениям. Квалификационные характеристики работников службы ДОУ даны в приложении 30.

Наличие типовых должностных инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в конкретной организации, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием этой организации.

Основным источником разработки должностных инструкций должно быть положение о структурном подразделении, так как оно содержит полный перечень видов работы, закрепленных за подразделением.

Положение и должностные инструкции - это взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются с целью распределения всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ, вытекают из задач и функций всей службы в целом. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника.

К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. - и при этом точно отражать степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «совместно с.....», «организует визирование...», «обеспе

чивает выполнение...».

Формуляр должностной инструкции и структура текста унифицированы в УСОРД 1 (см. разд. 4.1).

В разделе «Общие положения» устанавливается наименование должности (в соответствии со штатным расписанием), ее статус и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника. Отдельным пунктом дается порядок приема и увольнения с работы. Следующий пункт содержит требования организации к уровню профессиональной подготовки, образования, стажу практической работы. При перечислении требований к профессиональной подготовке можно использовать Квалификационный справочник или установить дополнительные требования к квалификации работников службы ДОУ, уровню образования, стажу работы.

Если в организации предъявляют повышенные требования к уровню профессиональной подготовки, то возможно включение в должностную инструкцию специального пункта, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям. Например: «Секретарь должен знать: организационную структуру и направления деятельности организации, функции структурных подразделений и фамилии их руководителей, распределение обязанностей между руководителями организации, правила внутреннего трудового распорядка, делопроизводство, правила составления и оформления документов, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи, правила техники безопасности, нормы служебного этикета».

Кроме того, в должностную инструкцию могут быть включены и требования к практическим навыкам работы, например: «Секретарь должен уметь: работать на компьютере в среде Word, Windows и Exsel», «печатать на пишущей машине со скоростью... знаков», «составлять и оформлять служебные документы», «пользоваться... средствами связи».

В этот раздел включают пункт о нормативно-правовой основе деятельности работника службы ДОУ, в котором перечисляются те законодательные и нормативные акты, знание которых является необходимым в работе, а также распорядительные и организационные документы организации, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности.

В разделе «Основные задачи и функции » обобщенно формулируется основная задача работника, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работ, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника - регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. Поэтому в должностной инструкции следует тщательно формулировать каждый пункт исходя из принятой в организации технологии работы с документами. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступ работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы ДОУ как: принятие решений по определенным вопросам, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел. В числе обязанностей обычно указываются: соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил эксплуатации техники и средств связи, конфиденциальности служебной информации, обеспечение сохранности документов, соблюдение этических норм, служебной субординации и др.

В разделе «Ответственность» устанавливаются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

В разделе «Связи по должности » (этот раздел может быть назван «Взаимоотношения») должен быть определен порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. Раздел выполняет координирующую роль и имеет важнейшее значение для установления и регламентации связей между различными структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств. В разделе устанавливается круг структурных подразделений, от которых работник получает (или передает) документацию, кому предоставляет информацию, с кем сотрудничает по определенным вопросам. Здесь, так же как и в других разделах, необходима точность формулировок характера взаимосвязей.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ с должностной инструкцией работника обязаны ознакомить под расписку при приеме на работу. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Пример должностной инструкции дан в приложении 31.

Должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, устанавливаются должностными регламентами, являющимися составной частью административного регламента государственного органа .

Статья 47 ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» 1 устанавливает порядок разработки и содержание должностного регламента. В соответствии с законом должностной регламент должен установить:

• квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
• должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
• сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
• порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
• перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
• показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего. Федеральным законом «О государственной гражданской службе

Российской Федерации» установлено, что положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Порядок разработки инструкции по делопроизводству установлен только для федеральных органов исполнительной власти. Он включает несколько этапов и показывает значение, которое придается этому документу.

Федеральный орган исполнительной власти с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Инструкция разрабатывается службой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти 1 . Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом федерального органа исполнительной власти после их согласования с Федеральным архивным агентством.

Инструкции разрабатываются с учетом законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, устава организации (или положения об органе власти), действующих нормативных правовых актов, нормативно-методических документов межотраслевого действия, государственных стандартов, разработок Росархива и таких локальных нормативных актов, как регламент внутренней организации, приказ о распределении обязанностей и др.

Кроме того, при разработке инструкции должна быть учтена специфика работы самой организации. По сути, инструкция закрепляет систему делопроизводства организации. Она необходима как работникам службы ДОУ, так и специалистам, которые работают с документами. Наличие инструкции обеспечивает одну из основных задач службы ДОУ - создание единого порядка документирования и работы с документами.

Структура текста инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы», «... на административные документы», «...кроме кон-

фиденциальных документов», «не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну», «....служебную или иную тайну, персональные данные» и др.). Отдельный пункт в этом разделе должен установить ответственность за несоблюдение требований инструкции по работе с документами. В «Общих положениях» устанавливается подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в его структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

В соответствии с Правилами делопроизводства положения инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий 1 . Кроме того, в этом разделе инструкции обычно устанавливаются общие правила работы со служебными документами, которые включают порядок передачи документов при уходе в отпуск, отъезде в командировку, болезни, увольнении работника; запрет на передачу служебных документов сторонним организациям; разглашение информации и содержания служебных документов и дел осуществляется по акту.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Порядок оформления документов», где определяются:

• вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;
• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
• общие правила подготовки и оформления документов;
• виды бланков, применяемых в организации, и состав их информации;
• правила подготовки отдельных видов нормативных правовых актов, распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
• порядок изготовления и размножения документов;
• правила оформления и заверения копий и приложений;
• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
• порядок работы исполнителей с документами.

См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.

Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Ряд организаций идут по пути выделения всех перечисленных вопросов в самостоятельный организационный документ типа «Правил» или «Регламента подготовки и оформления документов», рациональнее включать эти нормы в инструкцию по делопроизводству.

Раздел «Организация документооборота» включает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
• организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
• основные инстанции движения документов;
• порядок подготовки и отправки исходящих документов;
• порядок учета объема документооборота;
• прием и обработку документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

В этом разделе необходимо установить порядок приема и обработки документов, поступающих и отправляемых из организации всеми используемыми средствами связи.

В разделе «Регистрация документов» инструкция по делопроизводству устанавливает порядок и организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, дает описание принятой технологии. Кроме того, для закрепления единого порядка работы с документами в этом разделе следует определить место и способы регистрации документов, сроки регистрации поступающих и отправляемых документов, структуру регистрационных индексов входящих и исходящих документов, перечень сведений о документе, включаемых в информационную систему (а при наличии - и в систему электронного документооборота). Этот раздел должен содержать информацию о регистрации отдельных потоков документов. Например, в федеральных органах исполнительной власти в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти; обращения граждан; документы, поступившие от зарубежных корреспондентов, и др.

Раздел «Организация справочной работы» (или «Информационнопоисковая система » - И ПС) устанавливает принципы построения информационно-справочной работы в организации, содержит описание справочных массивов, правила пользования и их доступность для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технологию информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов » устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки документов на контроль, правила переноса срока исполнения или исполнителя, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов » содержит основной принцип организации хранения (централизованное, децентрализованное или смешанное), правила хранения документов в службе ДОУ, в структурных подразделениях и ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив » включают порядок и организацию проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы конкретной организации, направлений деятельности и принятой технологии.

В инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, документами с ограниченной сферой распространении, иностранной корреспонденцией, техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.), по правилам хранения и использования бланков, печатей, штампов.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопото-ков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, документов, заверяемых печатью, и документов, подлежащих утверждению, формы учета документооборота, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ. Если в организации создан архив, то его заведующий также принимает участие в подготовке инструкции. При наличии в организации юридической службы инструкция должна быть предварительно с ней согласована.

Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

• 1. Какие вопросы должны быть решены при создании службы ДОУ?
• 2. От каких факторов зависит выбор формы организации работы с документами?
• 3. Какие наименования служб ДОУ установлены нормативно-методическими документами межотраслевого действия?
• 4. Какие типовые функции закреплены для службы ДОУ?
• 5. Какова типовая структура управления делами?
• 6. Какова структура канцелярии?
• 7. Назначение положения о службе ДОУ.
• 8. Каков порядок пересмотра положения?
• 9. Какую роль в организации работы службы ДОУ играет должностная инструкция?
• 10. Кто разрабатывает положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работникам?
• 11. Каков порядок пересмотра этих документов?
См.: ГОСТ Р ИСО 15489-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М., 2007. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд РФ, 2001. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. См.: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: ВНИИДАД, 1980.
• См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
• См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).

14.1. Функциональное назначение, цель, задачи, организационная структура и численный состав службы документационного обеспечения управления

В соответствии с ГСДОУ документационное обеспечение управления предприятием (организацией, учреждением) осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по документационному обеспечению управления предприятием в соответствии с предназначением предприятия и приоритетами его организационного развития.

Служба ДОУ реализует свою деятельность на правах самостоятельного структурного подразделения. Однако в зависимости от особенностей организации и специфики деятельности предприятия по решению руководителя предприятия функции службы ДОУ могут быть возложены на иное структурное подразделение (отдел, группу и т. п., см. далее) или специально уполномоченное должностное лицо (документоведа, помощника руководителя, секретаря и т. п.).

Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного обеспечения управления деятель­ностью предприятия. Соответственно основные задачи службы ДОУ заключаются:

В организации, внедрении, эксплуатации и совершенствовании интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятия;

В оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации;

В надлежащем организационно-методическом руководстве по соблюдению установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия;

В действенном контроле за соблюдением установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия.

Своевременная, полная и качественная реализация службой ДОУ своей деятельности в значительной степени будет предопределяться соответствием ее организационной структуры и численного состава содержанию и объему возложенных на нее задач по документационному обеспечению управления предприятием. В этой связи целесообразно прежде всего уточнить, что именно представляют собой организационная структура и численный состав службы ДОУ.

Организационная структура службы ДОУ - это совокупность образующих его подразделений (отделов, групп и пр.), в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосогласованную деятельность по документационному обеспечению управления предприятием. Таким образом, организационная структура службы ДОУ характеризуется, во-первых, количеством входящих в нее подразделений и, во-вторых, особенностями их взаимодействия в процессе повседневной деятельности.

В свою очередь, численный состав службы ДОУ - это общее количество ее работников. Оно находится в прямой зависимости от количества входящих в службу подразделений. Иными словами, численность работников службы ДОУ - это не что иное, как суммарная численность работников образующих ее подразделений.

Установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ производится исходя из содержания возложенных на данное подразделение задач по документационному обеспечению управления предприятием на основе сведений о типовых организационных структурах, представленных в ГСДОУ. Как следует из приложения ГСДОУ, типовая организационная структура службы ДОУ определяется в зависимости от принадлежности предприятия (организации, учреждения) к той или иной функциональной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспечения управления соответствующими предприятиями (организациями, учреждениями).

Так, в министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются:

Секретариат [приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро];

Инспекция при министре (руководителе ведомства);

Канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

Отдел по работе с письменными обращениями;

Отдел совершенствования работы с документами;

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других аналогичных учреждениях функции службы ДОУ возлагаются на отдел ДОУ (канцелярию). В состав отдела ДОУ (канцелярии), как правило, включаются:

Секретариат;

Экспедиция;

Подразделение по учету и регистрации документов (делопроизводство);

Машинописное бюро;

Подразделение по контролю за исполнением документов;

Подразделение совершенствования работы с документами;

Подразделение по работе с письменными обращениями;

Наконец, в негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах, в том числе совместных, кооперативах и т. п.), а также в органах местного самоуправления и общественных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются:

Секретариат;

Канцелярия;

Группа контроля за исполнением документов;

Протокольная группа;

Группа совершенствования работы с документами;

Группа по работе с письменными обращениями;

Машинописное бюро;

Копировально-множительное бюро;

В условиях малого предприятия (организации, учреждения) с численностью работников до 100 чел. задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо. Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия представлена на рис. 14.1.

Рис. 14.1. Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия

Что же касается предприятий (организаций, учреждений) с численностью работников свыше 100 чел., то в качестве оптимальной для решения задач документационного обеспечения управления их деятельностью может быть предложена примерная организационная структура службы ДОУ, представленная на рис. 14.2.

Рис. 14.2. Примерная организационная структура службы ДОУ

предприятия с численностью работников свыше 100 чел.

Установление оптимального численного состава службы ДОУ производится исходя из объема возложенных на данное подразделение задач на основе сведений о нормах времени, установленных для выполнения тех или иных видов работ по документационному обеспечению управления и с учетом квалификационных требований к работникам, которым поручено выполнение соответствующих видов работ. Так, в соответствии с «Нормами времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» установлены нормы времени на выполнение следующих работ:

По документационному обеспечению структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти;

По составлению и ведению номенклатуры дел указанных подразделений;

По документированию деятельности коллегиальных органов;

По автоматизации архивного хранения документов;

Отдельных видов работ по документационному обеспечению (в том числе по оформлению, обработке, регистрации, учету, хранению и поиску документов);

Справочно-аналитической работы по документам.

Что касается квалификационных требований, предъявляемых к работникам службы ДОУ, то они содержатся в «Квалификационном справочнике должностей служащих». В справочнике представлены квалификационные требования к работникам службы ДОУ из числа руководителей структурных подразделений службы, а также ее специалистов и технических исполнителей.

Для определения примерного численного состава службы ДОУ прежде всего необходимо составить перечень видов работ, выполняемых в течение календарного года каждым из ее структурных подразделений. Затем следует рассчитать объем выполняемых работ (по каждому виду и в целом, а также по категориям в зависимости от квалификации работников). На основании суммарного объема выполняемых работ по документационному обеспечению управления, исходя из годовой нормы рабочего времени одного работника и принимая во внимание затраты времени, не предусмотренные нормами (носящими разовый характер), можно определить численность работников службы ДОУ (общую и по категориям работников в зависимости от их квалификации).

Для более глубокого и ясного понимания порядка определения оптимального численного состава службы ДОУ воспользуемся сведениями, представленными в Приложении № 2 к «Нормам времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». В соответствии с данным документом расчет нормативной численности работников производится по формуле

Ч н = Т об / Ф п,

где Ч н - нормативная численность работников, чел.; Т об - общие затраты времени на работы по документационному обеспечению, ч; Ф п - планируемый годовой фонд рабочего времени в расчете на одного работника, ч.

В свою очередь, значение Т об определяется по формуле

Т об = Т н + Т нн,

где Т н - затраты времени на работы по документационному обеспечению, рассчитываемые на основании норм, ч; Т нн - затраты времени, не предусмотренные нормами (определяемые экспертно-оценочным способом), ч.

Для расчета примерной численности специалистов I и II категорий группы обработки документов в составе отдела делопроизводства службы ДОУ воспользуемся условными справочными данными, представленными в табл. 14.1.

Таблица 14.1

Условные справочные данные для расчета примерной численности работников службы ДОУ

	Вид работ по документационному обеспечению		Значение нормы, ч	Количество операций за год
	Обработка входящих документов	Спец. II кат.
	Обработка входящих факсов	Спец. II кат.
	Обработка входящих телеграмм	Спец. II кат.
	Обработка входящих телефонограмм	Спец. II кат.
	Обработка исходящих документов	Спец. II кат.
	Обработка исходящих факсов	Спец. II кат.
	Обработка исходящих телефонограмм	Спец. II кат.
	Учет документов	Спец. Iкат.
	Справочно-информационное обслуживание	Спец. Iкат.
	Выдача справок по запросам	Спец. Iкат.

На основании справочных данных годовой объем работ со­ставил: для специалистов II категории - 14 925 часов, для специалистов I категории - 13 975 часов (всего 28 900 часов). Пред­положим также, что объем ненормируемых видов работ для специалистов II категории составил (условно) 100 часов. Тогда, исходя из значения планируемого годового фонда рабочего времени (в расчете на одного работника) в 2000 часов, определим примерную численность работников (специалистов I и II категорий) в составе группы обработки документов отдела делопроизводства службы ДОУ:

Т об = Т н + Т нн = 13 975 + 0 = 13 975 (ч);

Ч н = Т об / Ф п = 13 975: 2000 = 7 (чел.).

Т об = Т н + Т нн = 14 925 + 100 = 15 025 (ч);

Ч н = Т о6 / Ф п = 15 025: 2000 = 7,5 (чел.).

Таким образом, для надлежащего укомплектования группы обработки документов отдела делопроизводства службы ДОУ в предстоящем календарном году потребуется семь специалистов I категории и восемь специалистов II категории, в том числе один (0,5) - на условиях совмещения или неполной занятости (например, с продолжительностью рабочего дня, равной четырем часам).

Аналогичным образом производится расчет численности работников по всем остальным структурным подразделениям службы ДОУ. На основании расчетов формируются сводные данные о численном составе службы ДОУ. Сведения о примерном численном составе работников службы ДОУ предприятия с численностью работников свыше 100 чел. представлены в табл. 14.2.

Таблица 14.2

Сведения о примерном численном составе работников службы ДОУ предприятия с численностью работников свыше 100 чел.

	Структурное подразделение				Всего, чел.
		Руководящийсостав	Специалисты	Техническиеисполнители
	Группа рассмотрения письменных обращений
	Группа контроля исполнения
	Экспедиционная группа
	Группа обработки документов
	Группа обеспечения протокольных мероприятий.
	Группа организационно-методического обеспечения
	Группа оперативного хранения
	Группа архивного хранения
	Группа подготовки проектов
	Группа тиражирования

* В том числе руководитель службы ДОУ - 1 чел.

** Начальник административного отдела может исполнять по совместительству обязанности заместителя руководителя службы ДОУ.

Для определения оптимального численного состава службы ДОУ помимо перечисленных документов могут также применяться:

Отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных структурных подразделениях предприятий (организаций, учреждений);

Укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ.

Основные функции структурных подразделений службы ДОУ

Административный отдел службы, как следует из названия, прежде всего исполняет функцию повседневного управления (администрирования) деятельностью службы. Кроме того, подразделения отдела - группа рассмотрения письменных обращений и группа контроля исполнения - исполняют контрольную функцию. При этом группа рассмотрения письменных обращений осуществляет контроль за надлежащей организацией рассмотрения поступающих в адрес предприятия письменных запросов, жалоб, заявлений и предложений, а группа контроля исполнения документов - контроль за надлежащим исполнением документов предприятия, образующихся в процессе ведения внешней и внутренней служебно-деловой переписки.

Отдел обеспечения объединяет в своем составе группы обеспечения протокольных мероприятий и группы организационно-методического обеспечения, исполняет обеспечивающую функцию. Отдел осуществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц предприятия (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т. п.), а также организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений предприятия (с учетом специфики документирования их деятельности).

Отдел делопроизводства ,как следует из названия, исполняет в процессе своей деятельности делопроизводственную функцию, т. е. весь комплекс вопросов, связанных с движением документов предприятия. Экспедиционно-курьерская группа осуществляет доставку входящих документов с мест отправления (например, из почтового отделения) на предприятие и доставку исходящих документов в места назначения (помимо почтовых отделений это могут быть и непосредственные получатели документов). В свою очередь, группа обработки документов осуществляет их прием, регистрацию, учет, выдачу и подготовку к отправке за пределы предприятия (последнее касается исходящих документов, в том числе подлежащих возврату в адрес отправителя).

Отдел хранения включает группы оперативного и архивного хранения документов и исполняет функцию хранения. При этом в первой группе осуществляется оперативное хранение (до момента передачи документов на постоянное хранение в архив предприятия), а во второй, по сути представляющей собой архив предприятия,- постоянное хранение (до момента передачи документов в государ­ственный архив).

Основной функцией отдела технического исполнения документов является подготовка проектов и, если требуется, дополнительных экземпляров подписанных (утвержденных) документов. В состав отдела входят две группы - подготовки проектов документов и тиражирования документов.

14.2. Формирование службы ДОУ

Изучение нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления;

Подготовку служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ;

Разработку проекта организационной структуры службы ДОУ;

Разработку проекта численного состава службы ДОУ;

Разработку проекта штатного расписания службы ДОУ;

Разработку проекта положения о службе ДОУ;

Разработку проекта инструкции по документационному обеспечению управления;

Разработку проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности;

Разработку проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из руководящего состава;

Разработку норм выполнения работ по документационному обеспечений управления;

Разработку схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями);

Разработку проекта приказа о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия) и о назначении руководящего состава службы ДОУ: руководителя службы и, если это предусмотрено штатным расписанием службы, его заместителя (заместителей).

Как правило, в отсутствие на предприятии службы ДОУ (а также иных структурных подразделений или должностных лиц, выполняющих функции службы ДОУ) ее формирование возлагается на руководителя кадрового органа предприятия (службы персонала, отдела кадров и т. п.). Подготовка и реализация необходимых управленческих решений и действий организуются руководителем кадрового органа посредством делегирования необходимых полномочий (например, по подготовке проектов документов, рекрутингу персонала и т. п.) своим подчиненным и во взаимодействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (например, с юридической службой или юрисконсультом, начальником отдела труда, бухгалтерией и т. п.).

В зависимости от специфики управленческой ситуации и пре­доставленных полномочий руководитель кадрового органа дей­ствует на основании соответствующего распоряжения руководителя предприятия или в инициативном порядке (последнее относится только к подготовке служебной записки с соответствующим обоснованием; все последующие действия, как правило, определяются в резолюции руководителя предприятия на записке-обосновании).

Изучение нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления является обязательным на подготовительном этапе формирования службы ДОУ, придающим юридически обоснованный характер всей последующей работе. Отметим в этой связи, что к основным нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим документационное обеспечение управления, относятся:

Государственная система документационного обеспечения управления;

Государственные стандарты (в частности, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ 51141-98);

Типовые инструкции по документационному обеспечению управления (в частности, «Типовая инструкция по делопроизвод­ству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная постановлением Росархива от 27.11.2000 г. № 68);

Инструкции, правила, разъяснения, рекомендации и иные организационно-распорядительные документы по отдельным вопросам и направлениям ДОУ, издаваемые в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения на предприятии;

Классификаторы управленческой документации (в частно­сти, ОКУД ОК 011-93);

Типовые перечни документов, образующихся в управленче­ской деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков их хранения (в частности, перечень, утвержденный Госкомстатом РФ 6 октября 2000 г.);

Типовые формы документации (в частности, формы документации по учету труда и заработной платы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1).

Организационно-методические и нормативно-методические документы и материалы (в частности, «Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов» ДР-191-98, подготовленные Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела);

Документы по организации труда работников (в частности, «Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы» СанПин 2.2.2./2.4.1340-03);

Документы, устанавливающие квалификационные требования к работникам (в частности, «Квалификационный справочник должностей служащих», утвержденный постановлением Минтруда и социального развития РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Изучение указанных документов должно осуществляться в контексте соответствующих положений локальных актов предприятия, в том числе:

1) устава предприятия (положения о предприятии);

2) правил внутреннего трудового распорядка предприятия;

3) положения о персонале предприятия;

4) штатного расписания предприятия.

Следующим этапом работы является подготовка служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ и ее представление на рассмотрение руководителю предприятия. Напомним, что под служебной запиской следует понимать краткое официальное письмо, используемое в процессе обмена докумен­тированной информацией во внутренней переписке предприятия. Функ­циональное назначение документа заключается:

В объективном информировании руководителя предприятия о состоянии освещаемого в служебной записке вопроса;

В представлении обоснований формирования службы ДОУ, а также предложений о порядке ее формирования в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления и с учетом соответствующих положений локальных актов предприятия.

Примерный текст служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ представлен в Приложении 11.

Подготовка проекта штатного расписания службы ДОУ , т. е. документа, определяющего количественный и качественный состав работников предприятия (в целом и по структурным подразделениям) на календарный год. Функциональное назначение документа состоит:

В установлении предельной численности работников (по предприятию и по структурным подразделениям) на календарный год;

В документировании указанных сведений в установленной форме.

Разработка проекта положения о службе ДОУ ,как это пред­усмотрено ГСДОУ, должна производиться на основе примерного положения с учетом особенностей организации и специфики деятельности предприятия. Положение о службе ДОУ представляет собой документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения. Функциональное назначение документа заключается в общей организационно-правовой регламентации повседневной деятельности службы ДОУ. Вариант текста примерного положения о службе ДОУ представлен в Приложении 12.

Разработка проекта инструкции по документационному обеспечению управления обычно осуществляется на основе «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» с учетом соответствующих положений других нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ, издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения предприятием. При разработке документа принимаются во внимание особенности организации и специфика деятельности предприятия.

Инструкция по ДОУ - это документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (исполнения) в процессе указанной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответствующих положений законодательных и нормативно-правовых актов. Ее функциональное назначение заключается:

В установлении единого порядка обращения с документами предприятия в процессе повседневной деятельности;

В установлении единого порядка документирования управленческой деятельности предприятия.

Раздел 1. Общие положения.

Раздел 2. Общие требования к подготовке и представлению проектов документов.

Раздел 3. Особенности подготовки содержания отдельных видов документов.

Раздел 4. Особенности оформления документов.

Раздел 5. Организация документооборота предприятия.

Раздел 6. Поисковая система по документам.

Раздел 7. Контроль за исполнением документов.

Раздел 8. Организация оперативного хранения документов.

Раздел 9. Подготовка документов к передаче в архив.

Раздел 10. Заключительные положения.

Разработка проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности службы ДОУ производится на основе нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов, регламентирующих соответствующие виды (направления) деятельности и издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения предприятием. Как и в случае с инструкцией по ДОУ при разработке инструкции по виду (направлению) деятельности службы ДОУ принимаются во внимание особенности организации и специфика деятельности предприятия.

Инструкция по виду (направлению) деятельности службы ДОУ представляет собой документ, регламентирующий порядок осуществления такой деятельности структурными подразделениями и должностными лицами службы ДОУ. Функциональное назначение инструкции заключается в установлении согласованного порядка действий структурных подразделений и должностных лиц службы ДОУ в процессе осуществления определенного вида (направления) деятельности.

Работка проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из числа руководителей производится на основании «Квалификационного справочника должностей служащих». Должностная инструкция - это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника (категории работников) и устанавливающий порядок применения им (ими) в процессе указанной деятельности соответствующих положений законодательных, нормативно-правовых актов.

Функциональное назначение должностной инструкции заключается:

В рациональном разграничении служебно-деловых полномочий работников;

В установлении приблизительно равномерной служебноделовой загрузки работников;

В распределении работ в зависимости от сложности их выполнения и квалификации работников, на которых они возлагаются.

На этапе формирования службы ДОУ производится подготовка проектов должностных инструкций на работников из числа руководителей службы - начальника службы ДОУ и, если это предусмотрено проектом штатного расписания, его заместителей. Указанные должностные инструкции рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия (или его заместителем по управлению).

По завершении формирования службы ДОУ ее начальником организуется разработка проектов должностных инструкций других ее работников (начальников структурных подразделений, специалистов и технических исполнителей). Проекты этих инструкций рассматриваются и утверждаются начальником службы ДОУ. Примерные тексты должностных инструкций работников службы ДОУ представлены в Приложении 13.

Разработка норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления производится на основе существующих нормативов и норм, а также фактических затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. Под нормой времени следует понимать документ, определяющий необходимые затраты времени на выполнение определенного объема работы работником соответствующей квалификации.

Функциональное назначение норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления заключается:

В определении планируемой трудоемкости работ по документационному обеспечению управления;

В определении требуемой численности работников службы ДОУ.

Фактические затраты рабочего времени определяются методом так называемого технического нормирования на основе результатов измерений в течение рабочего дня стандартной продолжительности (восемь часов). Норма времени на выполнение единицы нормируемого вида работ по ДОУ рассчитывается по нормативу оперативного времени (определяемому на основании действующих нормативов времени на выполнение соответствующих видов работ или на основании результатов измерений) по формуле

Н вр = Н´К,

где Н вр - значение нормы времени, ч; Н - значение норматива оперативного времени, ч; К-коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, на отдых и личные потребности работника (в соответствии с «Межотра­слевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденными постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, коэффициент К равен 1,1).

Нормы времени на виды работ по документационному обеспечению управления разрабатываются под руководством начальника службы ДОУ, после чего рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Пересмотр норм времени производится при изменении технологии работ по ДОУ, а также в том случае, если по тем или иным объективным причинам на протяжении трех и более месяцев имеет место постоянное превышение (перерасход) ранее установленных норм времени по соответствующим видам работ.

Разработка схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями) производится на основании организационной структуры предприятия, схемы документооборота предприятия и перечня предприятий, организаций и учреждений, с которыми данное предприятие осуществляет обмен документированной информацией в процессе своей деятельности. Разработка проекта документа организуется начальником службы ДОУ, а рассмотрение и утверждение проекта - как правило, заместителем руководителя предприятия по управлению.

Под схемой взаимодействия подразумевается документ, на котором с помощью условных графических изображений зафиксированы организационно-информационные связи службы ДОУ со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а также с другими предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией. Как следует из ГСДОУ, служба ДОУ при осуществлении своей деятельности в пределах предприятия взаимодействует:

Со всеми структурными подразделениями предприятия - по вопросам организационно-методического руководства документационным обеспечением управления, а также в процессе ведения внутренней переписки по вопросам повседневной деятельности;

С юридической службой предприятия - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

С кадровой службой - по вопросам подбора, обучения и ротации персонала службы ДОУ;

Со службой труда и заработной платы - по вопросам разработки и внедрения мероприятий, связанных с оптимизацией организации труда и мотивации персонала службы ДОУ;

Со службой административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения деятельности службы ДОУ;

С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники, оперативной обработки документированной информации;

С бухгалтерией - по вопросам обеспечения сохранности, учета бланков документов строгой отчетности.

Пример оформления схемы взаимодействия службы ДОУ представлен на рис. 14.3.

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по управлению

Подпись И. О. Фамилия

Схема взаимодействия службы ДОУ ООО «Сервис-экстра» со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия

Начальник службы ДОУ Подпись И. О. Фамилия

Рис. 14.3. Пример оформления схемы взаимодействия службы ДОУ

За пределами предприятия служба ДОУ, как правило, взаимодействует:

Со службой ДОУ вышестоящего органа управления, по отношению к которомуданное предприятие занимает подчиненное (подведомственное) положение - по вопросам организации документационного обеспечения управления в соответствии с законодательством, нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами;

С научно-исследовательскими организациями и учреждениями - по вопросам совершенствования стиля и методов работы с документами;

С предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией - в процессе ведения внешней переписки;

Сорганизациями, предприятиями и учреждениями, предоставляющими услуги по обеспечению обмена документированной информацией (всех видов связи, используемых предприятием);

С отдельными гражданами (физическими лицами) - при поступлении от этих лиц письменных обращений (запросов, жалоб, предложений и заявлений).

Разработка проектов приказов о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия и о назначении руководящего состава службы ДОУ) производится на основании проекта изменений в штатном расписании и представления (представлений) к назначению на должность. Напомним, что приказ - это документированное управленческое решение руководителя предприятия, регламентирующее действия структурных подразделений и должностных лиц по двум и более вопросам повсе­дневной деятельности.

Функциональное назначение приказа заключается в придании юридической силы решениям руководителя предприятия, принимаемым им в пределах своей служебно-деловой компетенции, по вопросам организации деятельности предприятия. Примерные тексты приказов о внесении изменений в штатное расписание и о назначении начальника службы ДОУ представлены на рис. 14.4 и 14.5.

Эмблема (логотип)

ОАО «Лидер»

ПРИКАЗ

г. Пущино Московской обл.

о создании службы документационного обеспечения управлении

В соответствии с Программой организационного развития предприятия на 2004 год

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать на предприятии с 1 января 2006 года на базе группы делопроизводства службу документационного обеспечения (службу ДОУ). Утвердить штатное расписание службы ДОУ на 2006 год (приложение 1 к настоящему приказу).

2. Установить на 2006 год следующую организационную структуру службы ДОУ: административная группа; группа делопроизводства; группа технической подготовки документов; группа хранения документов; группа обеспечения.

Установить штатную численность службы ДОУ на 2006 год в количестве 27 чел.

3. Утвердить Положение о службе ДОУ (приложение 2 к настоящему приказу).

4. Утвердить схему организационно-информационного взаимодействия службы ДОУ с должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (приложение 3 к настоящему приказу).

5. Признать утратившим силу приказ генерального директора предприятия от 8 ноября 2002 года № 211 о создании группы делопроизводства.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению
О. Е. Арефьеву.

Согласовано:

Рис. 14.4. Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание предприятия в связи с формированием службы ДОУ

Эмблема (логотип)

ОАО «Лидер»

г. Пущино Московской обл.

о назначении П. А. Иванникова начальником службы ДОУ

В связи с созданием службы документационного обеспечения
управления (службы ДОУ)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить с 1 января 2006 г. Иванникова Петра Афанасьевича начальником службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ), освободив его от обязанностей начальника группы делопроизводства.

Установить П. А. Иванникову должностной оклад в размере
9500 руб.

2. Начальнику службы персонала до 5 января 2006 г. обеспечить внесение необходимых изменений в личное дело П. А. Иванникова и иную учетную документацию.

3. Утвердить должностную инструкцию начальника службы ДОУ (приложение 1 к настоящему приказу).

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению
О. Е. Арефьеву.

Генеральный директор Подпись П. А. Добрынин

Согласовано:

начальник службы персонала Подпись Р. Ю. Янковская

Рис. 14.5. Пример приказа о назначении начальника службы ДОУ

Контрольные вопросы и задания

1. В чем заключается функциональное назначение службы ДОУ?

2. Каковы цели и задачи службы ДОУ?

3. Как производится установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ?

4. Как происходит установление оптимального численного состава службы ДОУ?

5. Как определяется примерный численный состав службы ДОУ?

6. Каковы основные функции структурных подразделений службы ДОУ?

7. Каков общий порядок формирования службы ДОУ?

8. Какова структура инструкции по документационному обеспечению управления?

Введение…………………………………………………………………………………...3

1ГЛАВА. Документационное обеспечение управления…………….…..…….……….5

1 Понятие службы документационного обеспечения управления…………....5

2 Цели и задачи………………………………………….……….……………….7

3 Функции службы ДОУ…………………………….………….…………...…...8

2 ГЛАВА. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ……….9

1 Штатное расписание предприятия……………………………………..………..9

2 Положение о службе ДОУ……….……………..……………………………....12

3 Инструкция по документационному обеспечению управления……..………14

4 Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ……………15

3 ГЛАВА. Структура и численный состав службы…….………...……………………17

Заключение……………………………………………….….…………………………...26

Список литературы………………………………………..…………………………......28

Введение

Внастоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффектность работы организации в целом.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том что делопроизводство- одна из функций управления основанная на научной организации с применением современной техники. В современных условиях, работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем над их исполнением. Служба документационное обеспечение управленческой принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. А мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.

Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в организации, описание структуры и раскрытие основных функций службы документационного обеспечения управления, определение назначения в организации.

Исходя из цели были поставлены следующие задачи:

Изучите периодические издания, раскрывающие тему курсовой работы;

Рассказать о службе документационного обеспечения управления в организации, перечислить ее основные задачи и функции;

Рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и описать их основные функции

Для написания работы изучены следующие источники :

1 Организация работы с документами: Учебник/ Под. ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., и доп.-М. ИНФА, 2002.- 592 с.

2 Янковская В.Ф. Функции службы документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковская// справочник секретаря и офис-менеджера – 2005. -№1 – с. 16-19

3 Румянцева С.А. Положение о ДОУ (управление документацией) / С.А.Румянцева//справочник секретаря и офис – менеджера – 2009. - №11 – 24-36 с.

4 http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php

5 Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007.-224 с.

6 http://clubs.ya.ru/4611686018427393915/replies.xml?item_no=1012

7 http://revolutionaudit/d00203596.html

8 Кузнецова Т.В. Делопроизводство, ДОУ 5-е издание испрал. и дополн. – М.: ООО «Журнал управление персоналом», 2007 – 528 с.

1 ГЛАВА Документационное обеспечение управление.

1 Понятие службы документационного обеспечение управления.

Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления. Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ. Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов называется делопроизводство.

Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141 – 98 синонимичен термину «документационное обеспечение управление»

Термин «документационное обеспечение управление» подчеркивает информационно - технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами как «программное обеспечение», «информационное обеспечение» и т.д. Этот термин вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Делопроизводство (документационное обеспечение управление) предполагает, прежде всего создание документов или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам, организация работы с документами, их хранение и использование в текущей деятельности.

Документационное обеспечение управление выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управлению выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной формы службы документационное обеспечение управления зависит от решения руководства организации и самой службы. Регламентации выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Документационное обеспечение управление присутствует в каждой организации независимо от формы и собственности характера и направления деятельности.

2 Цели и задачи

Служба документационного обеспечения управления принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи :

1 совершенствование форм и методов работы с документами;

2 обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

3 контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

4 сокращение документооборота, количества форм документов;

5 разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

6 участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами.

3 Функции службы ДОУ

В современных условиях, когда работы с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением.

Функции службы документационного обеспечения управления организации:

1 Организационно-методические. Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству (инструкции по документационному обеспечению, номенклатуры дел и др.); разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления (положения о службе, должностных инструкций работников); организация повышения квалификации работников службы документационного обеспечения управления и др.